コンベンション関連業者

PCO(プロフェッショナル・コングレス・オーガナイザー)

PCOとは、「コンベンション等を専門的かつ総合的に組織・企画・運営し、そのサービスを提供する法人」(日本PCO協会より)と定義され、会議開催に関するあらゆる業務を総括的に取り扱う」専門業者です。特に、国際会議においては未経験な臨時スタッフや労働過重な事務局員などで会議を運営しようと努力するより、PCOの提供するサービスをじょうずに活用する方が、人的、時間的労力を軽減できます。 PCOの役割を要約すると次のようになります。

  • 会議運営の総合コンサルティング
  • 会議全体(予算の作成、運営事務局員の供給など)の管理
  • 通信文書の作成
  • 輸送・宿泊の手配
  • 同時通訳・一般通訳者などの供給
  • プログラム、招待状、会議議事録などの作成
  • 関連行事(レセプション、エクスカーション、同伴者プログラム)の企画・実施

以上が主な役割ですが、この他に通訳機材のレンタル、会議小道具・記念品の手配など幅広い業務を行っています。

会議通訳・通訳装置運用業者

◇通訳

同時通訳者は通常、専門の通訳者に依頼することが多く、時には主催者側で語学に堪能な人を起用する場合もありますが、各分野における専門用語の解釈など難しい問題もあり、多くは専門の同時通訳者に依存しているのが実状です。 通訳の方法としては2種類あり、一つは逐次通訳で、簡単な説明や一対一の対話の時などにこの方法がとられます。もう一つの方法が同時通訳で会議やセミナーなどで、発言者の言葉と同時に、同時通訳の内容が参加者に伝える方法です。

◇同時通訳装置の設置準備と運用

同時通訳を伴う会議やセミナーにおいて意外と忘れがちなのが、同時通訳装置の設営準備と運用の重要性です。使用するためには同時通訳設備の運用技術者が必要となります。会場側に運用技術者がいない場合は、専門の業者に委託することもできます。会議の規模、内容によって会場の機材が不足したり、設備がない場合でもそれら機材を含めて一括して専門業者に依頼することができます。

◇セミナー形式

企業や団体が外国から講師を招き、講演やパネルディスカッションなどを行う場合、講演内容や受講者からの質問などが、スムーズに伝わらなければなりません。例えば、受講者が全員日本人で、外国語が英語であれば英語→日本語と日本語→英語の同時通訳が必要となります。この場合、二か国語用の同時通訳装置が必要となります。

◇会議形式

円卓形式、いわゆる討議形式の場合は、それが二国間の会議であれば二か国語用、三か国以上の国々から集まっている場合には、三か国語以上の装置を用意します。また、四か国とか六か国とか、より多数の国が参加する場合は、あらかじめ使用国語を定めておき、三か国語以上の多チャンネル用同時通訳装置を使用します。この場合、イヤホンは参加者全員に必要となり、かつ、オン・オフの遠隔制御ができる必要があります。

補助要員

コンベンションを開催するにあたって、翻訳者やパソコン、ワープロ、オペレーターなどは準備段階から必要であり、会期中には速記者、コピー要員、登録要員、スライド映写技術要員などの多数のスタッフが必要となります。通常、PCOに頼めばパソコン、ワープロやコピー機、スライドプロジェクター、オーバーヘッドプロジェクターなどの機器とともに、必要な要員の手配ができます。

旅行代理店

コンベンションの運営に直接関係するものではありませんが、輸送や宿泊関連、エキスカーションの企画・実施については旅行代理店(トラベル・エージェント)が不可欠な存在となります。 また、関連会社としてPCO部門を設置している旅行代理店もあります。

印刷業者

コンベンションに関係する資料の印刷といっても、特に一般の印刷と変わるところはないので、通常、利用している業者に発注すれば支障ありません。ただ、国際会議の場合は、外国語の印刷に優れた業者を選ぶのが賢明です。 また、PCOに印刷物の企画・編集を依頼する場合は、印刷についても一括して任せた方が効率的です。

装飾・看板業者

装飾や看板は、コンベンションのみならず一般の宴会や講演会にも不可欠のものです。会議場やホテルには出入りの業者がおり、ホテルや会議場の詳細を知っており、設営上のメリットはあります。しかし、通常、発注している業者でも問題はありません。

会議小道具、記念品業者

会議小道具類についても過去の実績を見る限り、それぞれなじみの業者を使用しており、特にコンベンションを専門にしている業者というものはありません。作成個数が極めて多いとか、特に凝ったものを作るとかいうことでない限り、近所の文房具業者や記章店に発注すれば良いでしょう。

記録写真、スライド、VTR業者

特に国際会議では参加者の記念のため、会期中のさまざまなスナップ写真を撮影し、会議場内に掲示して即売するのを多く見かけます。このようなスナップ写真については会議場やホテルが通常から使用している写真屋に一切を任せると良いでしょう。スナップ写真とは別に、会議を記録するための写真やスライド、VTRを撮影することもあります。この場合には会議だけではなく、同伴者プログラム、エキスカーションなどの関連行事にも同行しなければならず、また後日編集も必要となるので、スライドやビデオの作成に手慣れた業者を選ぶことが大切です。

医師、看護婦

数百名といった参加者を迎える中規模以上のコンベンションでは、開催中に身体の異常を訴える人が出てくることが考えられるので、会場内に救護室を設けて医師や看護婦に出張してもらうことが必要となってきます。コンベンションを頻繁に開催するような会議場やホテルでは、近辺の大きな病院に頼んで医師や看護婦を確保するルートを持っているものもありますが、多くの場合、事務局が独自で医師や看護婦を依頼しなければなりません。 また、国際会議の場合は、英語の通じる大学病院や大きな病院に協力を依頼することが必要になってきます。