実施項目チェック

計画から開催決定まで

項目 
チェック事項 
□予備調査 □主催者の組織力、対応力 □歓迎についての配慮は可能か□地元自治体の支援が得られるか
□開催規模 □人的要員の確保が可能か
□予算規模 □地元自治体の支援が得られるか
□会期・時期 □参加者が参加しやすい時期か□ピークシーズンを回避しているか □他の業界、学会と重ならないか □休暇時期と重ならないか
□会場 □メイン会場は適切か□分科会会場は確保できるか
□宿泊施設 □適切なホテルがあるか
□交通手段 □アクセスは良いか□交通の便は良いか
□アフターコンベンション □観光資源はあるか□文化資産は豊富か □博物館、美術館、歴史館などがあるか □産業視察が可能か

第1段階

項目 
チェック事項 
□組織 □組織委員会 □組織委員会の設置□規約の制定 □会計規約の制定 □旅行代理店の選定
□部会 □総務部□企画運営部 □広報宣伝部 □接遇部 □輸送宿泊部
□事務局 □組織□スタッフ □通信機器 □設置場所
□会場 □コンベンション会場 □前回、前々回の参加者実績の把握□部屋の数と種類 □音響設備 □空調設備 □映像設備 □非公式の談話スペース □入口付近の受付用スペース □ハンディキャップ者への配慮 □会場使用料 □会場使用規定の柔軟性 □交通アクセス
□宿泊ホテル □会場からの距離□客室のグレード □シャトルバス、観光バスの停車スペース □連絡用案内ボードの設置 □宿泊違約金の設定
□予算 □財源 □登録料収入□主催者自己資金 □補助金、助成金 □販売収入 □広告収入 □寄付金 □預金口座の開設 □その他収入
□報道 □報道発表 □新聞社□テレビ局 □ラジオ局 □その他報道機関

第2段階

項目 
チェック事項 
□マスタープラン □スケジュール □業務進行予定表の作成
□デザイン □ロゴマーク□ロゴタイプ
□印刷物 □封筒□罫紙 □ポスター
□プログラム □プログラム掲載内容 □登録受付□開会式 □閉会式 □基調講演 □シンポジウム □パネルディスカッション □コーヒーブレイク □昼食 □懇親会 □同伴者プログラム □見学・視察 □展示会
□案内通知 □送付リスト □所属会員□前回、前々回の参加者 □団体の本部、支部 □関係機関
□ポスター □所属会員□団体の本部、支部 □関係機関
□寄付金 □募金 □募金先リスト□募金趣意書 □募金募集要項 □企業訪問
□補助金 □調査 □種類、金額□必要書類 □申請期限
□関連行事 □当日の企画 □懇親会□昼食 □アトラクション
□前後の企画 □観光旅行□見学・視察 □同伴者プログラム □展示

第3段階

項目 
チェック事項 
□案内 □案内文書 □文書作成□案内送付 □最終案内送付 □インターネットによる広報
□登録 □登録□登録確認 □領収証 □登録リストの管理
□宿泊 □旅行代理店との連絡□最終予約締切りの設定
□補助金 □申請 □申請手続き
□届出 □書類提出 □関係機関への提出
□会場 □チェック □開会式□閉会式 □全体会議 □分科会 □展示会 □役員会 □来賓控室 □事務局室 □医務室 □登録、案内デスク □宅配デスク □コーヒーブレークコーナー □昼食会場 □懇親会会場 □クローク □スタッフ休憩室

第4段階

項目 
チェック事項 
□日程 □確定 □登録受付□開会式 □閉会式 □基調講演 □シンポジウム □パネルディスカッション □コーヒーブレイク □昼食 □懇親会 □同伴者プログラム □見学・視察 □展示会
□掲示・表示物 □会場内 □主会場の大会名称大看板□登録デスク □会場見取図 □各会場の表示 □メッセージボード
□会場外 □入口の大会名称大看板□駅の歓迎看板 □路上の誘導看板 □プラカード
□制作物 □携行物 □ネームプレート□ネームカード □バッチ □コングレスバッグ □割引チケット □引換券 □参加者用ステッカー・タグ □記念品
□什器・備品 □会場 □液晶プロジェクター□スライドプロジェクター □オーバーヘッドプロジェクター □テープレコーダー □VTR □テレビ □レーザーポインタ □ホワイトボード □テープレコーダー □ストップウォッチ □水差し □灰皿 □卓上ライト □延長コード □飾り花 □盆栽 □旗
□事務用備品 □フェルトペン□ボールペン □鉛筆 □消しゴム □ハサミ □カッター □定規 □のり □セロテープ □ガムテープ □画鋲 □輪ゴム □ステープラー □コピー用紙 □パソコン □プリンタ □コピー機 □ファクシミリ
□業務 □分掌 □登録受付□総合案内 □事務局 □クローク □接遇 □会場 □什器 □会場整理 □関連行事 □広報・報道 □旅行案内 □輸送 □宅配
□運営 □日別スケジュール□会場平面図 □人員配置 □会場設営 □プログラム □業務別マニュアル □連絡先リスト □進行シナリオ □緊急対応マニュアル □損害保険
□セレモニー □リハーサル □式次第□招待者リスト □VIP接遇対応 □挨拶依頼 □音楽手配 □装飾手配 □座席指定 □手順確認

直前段階

項目 
チェック事項 
□確認 □表示物 □主会場の大会名称大看板□登録デスク □会場見取図 □各会場の表示 □メッセージボード □入口の大会名称大看板 □駅の歓迎看板 □路上の誘導看板 □プラカード
□制作物 □ネームプレート□ネームカード □バッチ □コングレスバッグ □各種チケット □参加者用ステッカー・タグ □記念品
□什器・備品 □液晶プロジェクター□スライドプロジェクター □オーバーヘッドプロジェクター □テープレコーダー □VTR □テレビ □レーザーポインタ □ホワイトボード □卓上ライト □テープレコーダー □ストップウォッチ □水差し □灰皿 □延長コード □飾り花 □盆栽 □旗
□事務用備品 □フェルトペン□ボールペン □鉛筆 □消しゴム □ハサミ □カッター □定規 □のり □セロテープ □ガムテープ □画鋲 □輪ゴム □ステープラー □コピー用紙 □パソコン □プリンタ □コピー機 □ファクシミリ
□資料 □詰め □コングレスバッグ□プログラム □観光パンフレット □その他
□会場 □設営 □ステージ□照明 □音響 □客席 □受付 □分科会会場 □クローク
□リハーサル □メイン会場□分科会会場 □会場空調
□チェック □機材・什器備品 □水差し□飾り花 □盆栽 □横断幕 □看板 □旗 □演台 □照明機器 □音響機器 □映像機器 □館内放送 □録音
□謝金 □現金

開催中

項目 
チェック事項 
□確認 □表示 □スケジュール表□会議ニュース・速報 □アフターコンベンション情報
□チェック □反省会 □要員配置□スケジュール □その他

終了後

項目 
チェック事項 
□資料作成 □報告書 □決算報告書□コンベンション報告書 □議事録 □講演録
□謝礼 □挨拶 □礼状□挨拶回り
□組織委員会 □会議 □実績報告□解散