準備:当日運営・終了後

今まで準備してきたことを確実に実施します。しかし、突発的なことも発生しますので、臨機応変に対処できるよう、事務局の担当となった方はトラブル対処を念頭に置く必要があります。

終了後

コンベンションが終了すると当日までの緊張が取れ、「後始末」をどうしても引き延ばしがちですが、気持ちを引き締め最後の業務に取組みましょう。

決算報告

収支の確定を速やかに行います。過不足、特に収入の不足が生じた場合はその対応を行わなければなりません。

コンベンション報告

コンベンションの内容をできるだけ報告書としてまとめましょう。完成した報告書は主催関係者、寄付者、後援者などに贈ります。この報告書は数年後、再びコンベンションを開催する際にも参考資料となります。主な内容は次の通りです。 ①組織委員長の挨拶 ②事業の写真 ③組織構成 ④準備経過 ⑤コンベンションの内容 ⑥関連行事の内容 ⑦議事録 ⑧講演録 ⑨決算書 ⑩寄付者名簿

礼状

報告書とは別に、コンベンション終了後、直ちに礼状を関係者に送ります。主要な先には直接、挨拶回りをします。