準備:開催直前

準備のツメを行う段階です。準備万端のはずがチェックをしてみると意外と漏れているものが出てくるものです。念には念を入れてチェックをしましょう。納品された品物も必ず発注内容と相違ないか、確認してください。
なお、大きなコンベンションになると、開催当日の3~4日前から会場内に臨時の事務所を設置する場合が多いようです。

準備スケジュール

時期 
内容 
担当 
1週間前 物品搬入 各担当
担当責任者打合せ 各担当責任者
5日前 全員打合せ 全員
3日前 臨時事務局開設 総務部
責任者打合せ 各担当責任者
2日前 コングレス・バッグ詰め合わせ 全員
前日
会場設営
会場下見
リハーサル
機材チェック

登録受付、総合案内設営

会場のレイアウトもあるのでそれに応じた設営となりますが、次のデスクが考えられます。
①登録者
②未登録者
③来賓
④会計
⑤旅行代理店
⑥総合案内