準備:第3段階

デザイン

正式案内を出し、参加者の確認を行います。特に、黙って待っていては多くの参加は期待できませんので、参加の可能性がある方にそのコンベンションの情報を通知し、引き付けることが必要です。

参加者を増やすテクニック

①開催地の魅力を訴える
②業界の主要人物にアタックする
③前回の出席者を把握する
④準備状況の通知を頻繁に送る

参加者登録

参加申込みデータをコンピュータにより管理します。登録項目としては次の例があります。

①氏名
②住所
③連絡先
④宿泊ホテル
⑤参加資格
⑥滞在予定期間
⑦登録料の送金方法、入金状況

宿泊予約

主催者が自ら予約事務を行う方法、旅行代理店に任せる方法などがありますが、規模が大きくなると旅行代理店を利用する頻度が高くなります。

会場使用計画

ある程度の参加者数がつかめてくると、会場の使用計画を進めます。個々の会場(部屋)について、座席、演台、機材などの配置レイアウトを決める必要があります。座席の配置は、会場の大きさ、間取り、会議の種類によって様々ですが、コンベンションの内容にふさわしいレイアウトを決めます。また、座位の上下など、礼儀に反しないよう注意が必要です。