準備:第2段階

デザイン

コンベンションの内容の具体的な検討時期となります。

プログラム

準備の初期段階では大まかな項目を決めておき、順次、細かい部分まで詰めていくと良いでしょう。盛込む項目としては次のものがあります。
①登録受付
②開会式
③閉会式
④基調講演
⑤シンポジウム
⑥パネルディスカッション
⑦コーヒーブレイク
⑧レセプション
⑨同伴者プログラム
⑩エキスカーション
⑪展示

募金

運営財源の一つの大きな柱となるもであり、役員全体で行動しなければなりません。訪問先のリストを作成し、早めの対応が欠かせません。

コーヒーブレイク

ロビーなどにコーヒー、清涼飲料水、ミネラルウォーター、そして十勝であればやはり牛乳も置き、休憩時間に自由に飲んで談話できるようにしましょう。できれば映像モニターを置いて、主会場の進行状況がわかるようにすると喜ばれます。

レセプション

レセプション(懇親会)は参加者同士の親睦を深め、コンベンションを成功に導く重要な部分です。また、開催地のPRには絶好の機会でもあります。会場は室内の大きなホールで立席あるいは着席方式で行うのが通例ですが、着眼点を変えて十勝らしさを演出するために屋外で行うことも考えられます。ただし、天候に左右されますので悪天候の際の代替案を用意する必要ことを忘れずに。

同伴者プログラム

直接コンベンションに参加しない方にも満足していただくことが成功へと導く一つの方法です。十勝らしさを体験できる内容を企画しませんか。見るだけでなく、体験型のプログラムが思い出にもつながるでしょう。

エキスカーション

同伴者プログラムと同様に、十勝らしさを体験できる企画が良いでしょう。また、観光に限定せず、やや硬い内容ですが産業視察も十勝の一端を知っていただくには良い機会です。